カルテ原本担保サービス | 電子カルテデータを安全にPDF化しませんか？

カルテ原本担保サービスとは

カルテ原本担保サービスとは、電子カルテのデータを
ガイドラインの考え方に準拠した方法でPDF化し、
ランニングコストをかけずに
長期保存できるようにするサービスです。

安全ガイドライン準拠

「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」の考え方に準拠した方法で、PDF化、電子署名・タイムスタンプ取得等の措置を行います。カルテ保存の三原則「真正性・見読性・保存性」を担保いたします。
独自RPAによる印刷自動化

PDF化の作業は弊社が請け負って行います。作業にあたっては、当サービス専用のRPAをプロジェクトごとに調整し利用します。PDF化作業を自動化することで、処理精度・品質が高く、病院様側の手間はありません。
継続的な保守費用なし

電子カルテのデータを全てPDF化し、患者ごと・帳票ごとにまとめるデータ整理を行った上で、各種ドキュメントとともに納品いたします。納品後の保守費用はかかりません。

カルテ保存三原則への対応

原本担保サービスは、「医療情報システムの安全管理に
関するガイドライン」の考え方に準拠した方法で、
カルテ保存の三原則「真正性・見読性・保存性」を
担保いたします。

真正性

ガイドライン7.1 真正性の確保
この章の要求事項にあわせて、以下のような対応を行います。
- 入力者および確定者の管理
- 運用管理規定の準備
- 作業手順の作成
- 自動化プログラムによる改ざんの余地がない作業
- チェック処理による作業精度の確保
ガイドライン9.3 過去に蓄積された紙媒体等をスキャナ等で電子化保存する場合
この章の要求事項を参考に、以下の対応を行います。
- すべてのPDFファイルに電子署名・タイムスタンプを取得し、
  改変又は消去の事実の有無及びその内容を確認することができる措置
診療録等をスキャン等により電子化して保存する場合（ガイドライン第9章）の要求事項を参考にした計画・記録文書の作成を行います。
見読性

ガイドライン7.2 見読性の確保
この章の要求事項にあわせて、汎用的な形式「PDF形式」にデータを出力して納品いたします。
また、検索性の向上のため、患者ID、帳票種別等で識別・検索し、新電子カルテシステムからも旧カルテデータを呼出し可能な形式で納品いたします。
保存性

ガイドライン7.3 保存性の確保
データは、病院様側で継続的に管理しやすい方法を
ヒヤリングの上で、ご希望に合わせた形で作成したします。
- 複数のHDDに保存
- 新環境のファイルサーバー上にデータコピー
- 新システム、部門システム等に取込み可能な形式に変換

納品データのイメージ

納品データは、患者ごと・帳票ごとに
整理をした状態で納品いたします。
PDFデータは紙で印刷した状態の
イメージとなります。

紙で印刷した状態のイメージが、
PDF化されます。

PDFファイル帳票ごとに、1ファイルに
整理された状態で保存されます。

納品までの手順

システム更新と合わせて
PDFデータ作成する場合の一例です。
スケジュールのご希望などは、
ご相談ください。

お問い合わせ

お気軽にお問合せください。
お見積りが必要な場合は、ヒヤリングシートを作成しております。
お見積もり・ご発注

ボリュームやスケジュールに基づきお見積りを作成いたします。
現地環境構築

ご発注の後、病院様内に作業環境を構築させていただきます。
ボリュームに応じて、旧システムの端末を5台～20台程度、使用させていただきます。

新システムの運用開始
PDF自動出力

弊社にてRPAの構築・PDFの自動出力を行います。

期間は半年程度
PDF整理・整形処理

PDFの整理および各ファイル名変更等整形処理を施します。
医療機関ごとに必要な形式にて準備いたします。

期間は2ヶ月程度
電子署名・タイムスタンプ付与

各PDFに電子署名・タイムスタンプを付与いたします。
各種ドキュメント作成

ガイドラインに即した計画・記録文書を作成・準備いたします。
納品

PDFファイルおよび各種文書を納品し完了です。
納品後のランニング費用は発生いたしません。